8 estrategias liberadoras para despejar las colas en tu vida

¿Las colas en tu vida te estresan?

Nuestras vidas están llenas de colas, desde bandejas de entrada de correo electrónico hasta listas de tareas pendientes, mensajes de voz y de texto, una variedad de bandejas de entrada diferentes en redes sociales como Twitter y Facebook, aplicaciones de trabajo, lectores RSS y artículos y artículos para leer marcados como favoritos. más.

Para muchas personas, administrar todas estas colas es estresante, interminable y complejo.

Veamos cómo simplificar las cosas, cómo despejar las colas y cómo dejar de lado el estrés de administrarlas todas.

Colas que gobiernan nuestras vidas
Uno de mis bloggers favoritos, Alex Payne, escribió una publicación hace un tiempo llamada Life As A Series of Queues, y en la publicación enumeró algunas de sus colas. Los estoy volviendo a publicar aquí porque son bastante típicos para mucha gente. Por supuesto, su lista particular definitivamente variará, pero este es un ejemplo:

  • correo electrónico del trabajo (con mucho, la cola más insidiosa)
  • email personal
  • mensajes instantáneos (hacen cola mientras están en reuniones y lejos de la computadora)
  • mensajes de texto
  • llamadas telefónicas perdidas y correo de voz
  • @respuestas en Twitter
  • mensajes directos en Twitter
  • solicitudes de enlaces a aplicaciones por parte de desarrolladores de API de Twitter
  • solicitudes de inclusión en listas blancas por parte de desarrolladores de Twitter
  • solicitudes de revisión de código
  • tickets en nuestro rastreador de errores interno
  • tickets en el rastreador de API de Twitter
  • elementos de mi lista personal de tareas pendientes
  • solicitudes de eventos de calendario
  • elementos no leídos en mi lector de feeds
  • elementos no leídos en Instapaper

Mi lista personal sería bastante similar, excepto que las colas principales que tengo hoy son:

  • mi bandeja de entrada de Gmail
  • Mensajes directos de Twitter y @respuestas
  • mi lista de tareas pendientes (cambio entre Taskpaper, la lista de tareas de Gmail y archivos de texto por capricho)
  • elementos no leídos en Instapaper (un excelente servicio para leer si no lo usa)

También tengo correo de voz en mi teléfono celular, pero nunca lo reviso. (En su mayoría) dejé de usar Google Reader porque no me gusta tener que estar al día con los canales RSS. No reviso otros sitios de redes sociales tanto como debería. No tengo una bandeja de entrada impresa. Y otros tipos de elementos de la lista de Alex se canalizan a mi Gmail o listas de tareas pendientes, al menos por el momento.

¿Cuáles son tus colas? Puede ser útil hacer una lista propia para que pueda planificar su estrategia.

Estrategias para borrar las colas
Entonces, ahora que sabemos cuántas colas tenemos, ¿cómo las borramos o al menos las mantenemos manejables? Aquí están mis estrategias favoritas: su kilometraje variará. También tenga en cuenta que no aplicará todas las estrategias para cada cola; elija las que funcionen mejor.

1. Simplifique sus colas. ¿Tienes entre 15 y 20 colas diferentes en tu vida? Puede intentar simplificar y ver si puede reducirlos a 4-6, como lo he hecho yo (o incluso menos si es atrevido). Esto simplifica enormemente las cosas porque tiene menos colas para revisar todos los días. Una mayor cantidad de colas está bien si ya están integradas en su rutina diaria, si las revisa todas por la mañana y antes de salir del trabajo, por ejemplo, y nunca tiene que revisarlas en otro momento. O si siempre abre cierto tipo de software y comprueba la cola en determinados momentos del día, está bien. Pero si tiene que recordar seguir revisando una docena o más de colas todo el tiempo, se vuelve difícil. Vea lo que puede eliminar o consolidar. Por ejemplo, ¿necesita más de una bandeja de entrada de correo electrónico? ¿Necesita varias bandejas de entrada de correo de voz, o incluso correo de voz? ¿Necesitas formar parte de 3 redes sociales diferentes? ¿Hay cosas que rara vez usas y que puedes dejar? Piense un poco en esto durante los próximos días o semanas.

2. Autoservicio. No, esto no es sucio, mal lector. Los bancos y las empresas que venden billetes (aerolíneas, autobuses, teatros, etc.) han descubierto una forma de evitar las colas masivas: dejar que la gente se sirva a sí misma a través de la tecnología. Entonces, en lugar de hacer cola para un cajero, hay cajeros automáticos en todas partes. Puede comprar boletos a través de máquinas o en línea. Entonces, ¿cómo usas esto para despejar tus colas? Averigüe qué tipos de solicitudes le llegan constantemente (a través del trabajo, incluso en su vida personal, en línea, etc.) e intente descubrir formas en las que puede permitir que las personas se sirvan a sí mismas. Por ejemplo, ¿la gente siempre le pide información? Publique la información en línea. ¿Necesitan tu aprobación en todo? Configure una lista de criterios y permítales aprobar las cosas ellos mismos si se cumplen los criterios. Vea si puede automatizar ciertos procesos. Elimínese como un cuello de botella y sus colas se acortarán considerablemente.

3. Deténgase en la fuente. Siempre que recibo un boletín u otro correo electrónico masivo de una empresa, automáticamente voy al final y hago clic en el enlace “cancelar suscripción”. Lleva unos segundos más que simplemente presionar “eliminar”, pero ahorra mucho más tiempo a largo plazo. Me disgusta enormemente que mi bandeja de entrada se llene de avisos, boletines y anuncios de empresas; qué pérdida de tiempo tener que examinarlos todos. Así que los detengo en la fuente, para que ya no me los envíen. Si no hay una manera fácil de cancelar la suscripción, presiono el botón “spam”.

4. Filtra las cosas innecesarias. Se tarda uno o dos minutos en configurar un filtro en Gmail (o cualquier programa de correo electrónico que use), pero como resultado, ahorrará mucho tiempo. Si recibe ciertos avisos que desea mantener archivados pero que no necesita ver en su bandeja de entrada, fíltrelos en una etiqueta o carpeta solo para esos avisos. Mire todo en su cola para ver lo que realmente no necesita ver y encuentre una manera de filtrarlos. Para cosas como listas de tareas pendientes, puede usar un programa (como el Taskpaper mencionado anteriormente) que puede usar etiquetas (como @today) que puede usar para filtrar todo lo que no necesita ver hoy. Por ejemplo, cuando hago clic en la etiqueta @today en mi lista de tareas pendientes, solo me muestra las tres cosas que planeo hacer hoy, no las cosas que quiero hacer más adelante en la semana. Hay muchas otras herramientas que pueden hacer cosas similares para otras colas. Por ejemplo, puedes usar Tweetdeck para clasificar a todas las personas que sigues en grupos, de modo que puedas filtrar a todos, excepto a tus amigos reales de la vida real en un grupo, o a tus compañeros de trabajo en otro grupo. Si utiliza un lector de feeds, también puede configurar grupos o carpetas para que pueda comprobar los feeds más esenciales, en lugar de tener que examinar todo lo que hay en su carpeta no leída.

5. Elija el más importante. Una cola generalmente no está ordenada por prioridad, de modo que cuando crea una lista de tareas pendientes, tiene las cosas enumeradas en el orden en que las anotó. Su bandeja de entrada (y la mayoría de las otras colas) tienen los elementos más recientes en la parte superior. Pero eso significa que tendrá que abordar todo, lo que puede ser abrumador (y una pérdida de tiempo) … o significa que tendrá que escanear continuamente toda la cola para elegir lo más importante. En su lugar, busque una manera de elegir los más importantes y céntrese en ellos. En el correo electrónico, puede resaltar todo en su bandeja de entrada, excepto los 5 correos electrónicos más importantes, y mover todo (excepto los importantes) a una carpeta “para leer” para revisar más tarde. Luego, solo maneje esos 5 correos electrónicos importantes hasta que se borre su bandeja de entrada. Nuevamente, con mi lista de tareas pendientes, marco mis 3 tareas más importantes con una etiqueta “@today” para poder concentrarme solo en esas. Con una carpeta para leer, solo elija 3 cosas importantes para leer por ahora (como ejemplo).

6. Borrar el resto. Una vez que haya elegido los más importantes, vea si puede limpiar el resto, o al menos colocarlos en otro lugar para tratarlos en un momento posterior. Ya mencioné cómo puede hacer esto con su bandeja de entrada de correo electrónico. Con una lista de tareas pendientes, puede ponerlas en una carpeta / etiqueta @ algún día para tratarlas más tarde. Elimine las cosas que probablemente nunca encontrará, que ha estado temiendo hacer y que no necesita hacer, o que son innecesarias. A veces, una gran eliminación masiva puede ser liberadora.

7. Desnatar. Esta es una buena estrategia para la mayoría de las colas: en lugar de tratar de procesar todo, simplemente hojee y encuentre los elementos importantes o interesantes. Por ejemplo, si usa Twitter, sabe que leer todos los mensajes de todas las personas a las que sigue puede convertirse rápidamente en una carga que consume mucho tiempo (y es estresante). En su lugar, solo hojee para ver lo que ingresa y olvídese del resto. Lo mismo se aplica a una cola de lectura (como Instapaper o lector de feeds); no intente leer todo. Solo echa un vistazo.

8. Deja ir la necesidad de llegar al final.. Gran parte del estrés que surge de la gestión de las colas tiene su origen en una necesidad que parece que tenemos: queremos procesar todos los elementos de la cola y hacer que se vacíe. Pero la naturaleza de las colas es que son interminables. Puede vaciar la bandeja de entrada de su correo electrónico (y lo recomiendo, es muy satisfactorio), pero pronto recibirán más correos electrónicos. ¡No se preocupe por esto! Simplemente acepta este hecho de la vida. Lo mismo viene de una lista para leer: no intente leer todo. Disfruta el hecho de que tienes una buena lista de cosas para leer: si la cola se vacía, ¿qué harías cuando estés aburrido? Cuando aceptamos este hecho, que nunca llegaremos al final de nuestra lista de tareas pendientes y que eso está bien, podemos dejar de estresarnos por nuestras colas. Simplemente adminístrelos de manera inteligente y maneje el flujo a medida que ingresa.

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