Tres pasos para un escritorio permanentemente despejado

Érase una vez, mi escritorio estaba abarrotado con todas las cosas en las que estaba trabajando actualmente, sin mencionar docenas de cosas en las que no estaba trabajando: notas, post-its, números de teléfono, papeles que archivar, montones de cosas que hacer. trabajar más tarde. Estaba demasiado ocupado para organizarlo, y si alguna vez lo despejaba, se acumularía poco después.

Hoy es una historia diferente. En estos días, mi escritorio siempre está despejado, excepto por una cosa en la que estoy trabajando, y tal vez un cuaderno y un bolígrafo para anotar notas, ideas o tareas pendientes a medida que surgen. Es una sensación liberadora … me calma … reduce el estrés y el caos … definitivamente hace que las cosas sean más fáciles de encontrar … y me hace más eficiente y productiva.

¿Cómo hice la transformación? Bueno, no fue un viaje fácil y he mejorado a lo largo de los años, pero los pasos básicos se describen a continuación. Lo importante que debe recordar es que debe tener un sistema en su lugar y debe aprender a seguir el sistema. De lo contrario, simplemente limpie su escritorio y se volverá a ensuciar.

Gran parte de mi sistema actual (a diferencia de las cosas que he estado probando en el camino) está tomado casi por completo de “Getting Things Done”, de David Allen (a través de Lifehacker & 43 Folders). Una lectura obligada si aún no lo ha hecho.

Aquí está el sistema:

1. Primero, tome todo lo que esté en su escritorio y en sus cajones y colóquelos en una gran pila. Colóquelo en su “canasta” (si no cabe, apílelo junto a su escritorio o algo). A partir de ahora, todo lo que ingrese debe ir en su canasta, y procese todo como se indica a continuación.

2. Procese esta pila de arriba hacia abajo. Nunca vuelva a clasificar, nunca omita una sola hoja de papel, nunca vuelva a colocar una hoja de papel en la pila. Haz lo que sea necesario con ese papel y luego pasa al siguiente de la pila. Las opciones: tirarlo a la papelera, delegarlo, archivarlo, hacerlo o ponerlo en una lista para hacerlo más tarde. En ese orden de preferencia. Hágalo si tarda 2 minutos o menos en completarse. Si se necesita más y no puede eliminarlo, delegarlo o archivarlo, colóquelo en una lista de tareas pendientes (más en su lista de tareas pendientes en otra publicación).

3. Repita al menos una vez al día para mantener el escritorio despejado. El final del día es mejor, pero tiendo a procesar y ordenar a medida que avanzo el día. Una vez que haya procesado su pila, su escritorio estará despejado. Has tirado a la basura o archivado o de alguna manera has puesto todo en su lugar (no encima de tu escritorio o escondido en un cajón). Déjalo de esa manera. Debe seguir el sistema anterior: ponga todo en su bandeja de entrada, luego tome medidas en cada hoja de papel en la bandeja de entrada con uno de los pasos enumerados. Si un elemento está en su lista de tareas pendientes, puede mantener el papel asociado con él en una carpeta de “Acción”. Pero debe revisar esta carpeta con regularidad (diaria o semanalmente) para asegurarse de que todo se purga.

Es así de simple. ¿Tiene un número de teléfono en un post-it? No lo dejes encima de tu escritorio. Archívelo en su rolodex o programa de contactos. ¿Tienes algo en lo que necesitas trabajar más tarde? No dejes los papeles encima de tu escritorio. Ponlo en tu lista de tareas pendientes y archiva los documentos en tu carpeta de Acción. Archiva o tira a la basura o delega todo lo demás.

Dejar cosas encima de tu escritorio es una procrastinación (y como procrastinador, debería saberlo). Si lo pospone para más tarde, las cosas seguramente se acumularán en su escritorio. Trate con ellos inmediatamente, tome una decisión, actúe.

Lo que he descrito es un buen hábito para aprender, pero se necesita tiempo para aprenderlo. Te resbalarás. Solo recuérdalo y luego hazlo. Pronto se convertirá en un hábito que le resultará difícil romper. Y créame, una vez que se acostumbre a que su escritorio esté despejado, no querrá romper con este hábito.