Una cura de 3 pasos para los packrats digitales y cómo saber si eres uno de ellos

Tengo una confesión que hacer: hasta hace poco, era un empaquetador digital.

Si bien mi vida exterior se ha vuelto bastante simple, a medida que ordeno mi hogar y espacio de trabajo, y mis archivos en papel también se han vuelto bastante simples, mi vida digital fue un desastre.

Tenía todo tipo de archivos en mi disco duro, solo porque pensé que podría necesitarlos. Tenía todo tipo de archivos en mi correo electrónico, porque el almacenamiento de Gmail es tan barato (gratuito) que sentí que no necesitaba eliminar nada. Fotos, mp3, archivos de video, pdf, documentos de procesamiento de texto, hojas de cálculo, lo que sea, y yo tenía un montón de ellos en alguna parte.

El problema es que ese paquete tiene costos. Puede ralentizar su computadora, puede complicarle la vida, puede costarle tiempo en términos de productividad y puede estresarlo más de lo que cree.

¿Cómo puedo saber? Porque recientemente ordené mi vida digital al extremo, y el alivio y los aumentos de velocidad que he encontrado desde entonces han sido enormes.

Cómo saber si eres un Packrat digital
La principal forma de saberlo: 1) siente que debe mantener muchos archivos “por si acaso”; 2) te lleva demasiado tiempo encontrar cosas; 3) su vida digital se está volviendo complicada, con múltiples cuentas de correo electrónico, unidades, medios de almacenamiento y un desorden de archivos o un desorden de carpetas.

Pero aquí hay algunos síntomas:

  1. ¿Tiene 20 o más carpetas y subcarpetas en su carpeta de documentos en su disco duro?
  2. ¿Su lista de marcadores de Internet es larga y abrumadora?
  3. ¿Su programa de correo electrónico está casi lleno o usa más de una cuenta de correo electrónico debido a todo el almacenamiento que necesita?
  4. ¿Tiene varios duplicados de fotos y es difícil encontrar una foto que necesita?
  5. ¿Su disco duro está lleno al 75% o más?
  6. ¿Tiene varias cuentas para cosas similares, lo que dificulta encontrar cosas?
  7. ¿Alguno de sus sistemas de archivos digitales es abrumador?
  8. ¿Tiene correo electrónico de hace 5 años?
  9. ¿Tiene archivos de proyectos de hace 2 años?
  10. ¿Tiene carpetas de cosas para leer que tardarían un año en leerse?

Si respondió “sí” a más de una de estas preguntas, lo más probable es que sea un empaquetador digital. ¡Bienvenido al club!

Ahora, si ser un packrat digital está bien para ti, no te estoy despreciando. Pero si desea ordenar su vida digital y aprender las formas más simples de una existencia digital de Zen Habits, consulte la siguiente sección para obtener una cura y algunos consejos prácticos basados ​​en mi experiencia.

Cómo curar la empaquetadura digital, con consejos prácticos
Si eres un empaquetador digital como yo y quieres curarte, hay una cura simple por la que pasé y recomiendo a todos:

  1. Pasar por una purga masiva. Al principio, deberá dedicar algo de tiempo a depurar archivos. Treinta minutos al día es un buen momento; póngalo en su calendario y simplemente dedique 30 minutos a purgar todo lo que pueda. Consulte los consejos a continuación para obtener más detalles. Cuando haya terminado con su purga masiva, ¡se sentirá increíble! Vale la pena el tiempo que dedicas a hacerlo.
  2. Apunta a una vida digital simple. Una vez que se haya limpiado de todo el desorden y la basura, vea si puede simplificar las cosas. Cuando tenga la tentación de archivar algo, vea si puede eliminarlo en su lugar. Cuando llegue el momento de crear otra cuenta para obtener más almacenamiento, vea si puede reducir sus necesidades de almacenamiento. En todo momento, intente simplificar en lugar de complicar. Esto es más un cambio de mentalidad que cualquier otra cosa.
  3. Desarrollar rutinas de purga. Es importante hacer una limpieza doméstica regular de sus archivos digitales. Así como tienes que limpiar tu casa con regularidad, o se llenará de basura y telarañas, también tienes que limpiar tu casa digital. Una vez a la semana o una vez al mes, dependiendo de la cantidad de material que acumule, debería ser un buen intervalo para purgar. Si desea estar realmente organizado, desarrolle una lista de verificación de cosas para depurar durante estos intervalos regulares.

Esta “cura” en realidad suena más simple de lo que es en la práctica, ya que los packrats digitales enfrentan tareas abrumadoras si quieren purgar sus archivos.

  1. Apuntar a una carpeta a la vez. Si puede reservar algo de tiempo cada día para purgar, entonces cada día debe apuntar a una carpeta grande. Comience con los más grandes y luego baje. Cuando digo “carpetas”, me refiero a cualquier cosa que contenga información o archivos digitales. Cuentas de correo electrónico, cuentas de Flickr, discos duros, unidades flash USB, marcadores de Internet, subcarpetas de Mis documentos, etc.
  2. Elija solo las cosas importantes y tire el resto a la basura. Revise todas las cosas en la carpeta a la que se dirige (consulte el Consejo 1 anterior) y seleccione solo las cosas más importantes, solo los archivos súper esenciales. Colóquelos en una carpeta temporal separada. Una vez que haya elegido las cosas esenciales, elimine el resto. Vuelva a colocar las cosas esenciales en su lugar y elimine la carpeta temporal. Esto te deja con mucho menos material en cada carpeta, solo lo que necesitas. A veces, puede eliminar una carpeta completa; si puede, hágalo.
  3. Simplifica antes de organizar. Mucha gente intenta crear complicados sistemas de organización para todas sus cosas, en un intento de organizarse. Pero es mucho mejor reducir sus cosas y hacerlo lo más simple posible, antes de organizarlo todo. Si simplifica lo suficiente, ¡es posible que ni siquiera necesite organizarse!
  4. Organízate: un lugar para todo. Una vez que lo haya simplificado, sugiero organizarlo de manera que todo lo que necesita se mantenga junto, ya sea en un lugar o en el menor número posible de lugares. Por ejemplo, podría organizar toda la información de su vida en un wiki personal, creando diferentes páginas en el wiki para diferentes tipos de información. Tener un lugar para todo reduce la necesidad de buscar cosas. Consulte también las 5 formas de gestionar el paquete digital de Monkeyboy.
  5. Reducir cuentas. Mismo concepto, pero en este consejo debe enumerar sus diferentes cuentas para almacenar archivos e información digital, y tratar de analizar cuáles son necesarias y cuáles pueden eliminarse. Cuanto menos, mejor.
  6. Simplifica tus feeds. Si tiene 100 feeds RSS o más, es probable que esté siendo un paquete con ellos. Elimine tantos como sea posible, por lo que la información entrante se reduce a una cantidad manejable. He escrito sobre cómo hacer eso aquí, pero desde que escribí ese artículo he reducido mis feeds a 10.
  7. Limpia tu bandeja de entrada. Tener una bandeja de entrada sobrecargada es abrumador. Utilice este método para reducir sus bandejas de entrada y este para borrarlas.
  8. Borrar correos electrónicos antiguos. Después de limpiar su bandeja de entrada, es útil borrar los mensajes antiguos. En Gmail, por ejemplo, puede crear un filtro que busque todos sus mensajes de correo electrónico de más de 6 meses. Examine esta nueva carpeta y elimine todos los mensajes si es posible. Luego, podría hacer un segundo filtro para encontrar todo tipo de archivos multimedia (.jpg, .gif, .pdf, .mov, .mp3, .mpg, etc.) y luego eliminar tantos como sea posible. Siguiendo estos pasos, mi cuenta de Gmail pasó del 25% al ​​5% actual.
  9. Limpia tu escritorio. No tengo ningún ícono en el escritorio de mi computadora. Solía ​​estar lleno de documentos en los que estaba trabajando, accesos directos a las aplicaciones que usaba y solo un montón de basura. Eliminé o clasifiqué todos esos, y ahora mi escritorio está bien claro. Simple, relajante y hace que su computadora funcione más rápido. En su lugar, use un sistema de archivo simple en el que tenga una carpeta para descargas, otra para las cosas en las que está trabajando actualmente, otra para leer / revisar y otra para archivos. Para accesos directos a aplicaciones, use un programa como AutoHotKey para crear accesos directos de teclado a todas las aplicaciones que usa, mucho más rápido que los accesos directos en el escritorio.
  10. Eliminar varias fotos. Es útil tanto para los fotógrafos aficionados como para los profesionales seleccionar sus fotos, no solo para simplificarlas, sino para obligarte a analizar tus fotos y simplemente elegir la mejor.
  11. Deja de ahorrar basura. Una vez que haya limpiado sus archivos, correos electrónicos y cuentas antiguos y su escritorio, la clave es mantenerlos limpios. Cada vez que esté a punto de guardar algo, pregúntese si se trata de información realmente valiosa o si es básicamente basura. Tira la basura.
  12. Desfragmenta tu disco duro. Una vez que haya revisado todos sus archivos antiguos en su disco duro, es bueno ejecutar una utilidad de desfragmentación para que su disco esté organizado de manera eficiente y funcione más rápido. Consulte el artículo de Slacker Manager para obtener más información.
  13. Pon recordatorios de purga en tu calendario. Para convertir la purga en una rutina, configure recordatorios en su programa de calendario. Cada semana o cada dos, o cada mes, son buenos intervalos, dependiendo de sus necesidades. Pero conviértalo en algo habitual y, a partir de ahora, vivirás la vida digital sencilla.